El DeCA no es un PDF: cinco decisiones que el cargador debe tomar antes de octubre

La digitalización del documento de control obliga a revisar procesos, responsabilidades y sistemas antes de su entrada en vigor

El próximo 5 de octubre marcará un cambio importante en el transporte de mercancías por carretera con la obligación de llevar el Documento de Control Administrativo, DeCA, en formato digital.

Sin embargo, sería un error entender esta transformación como una mera sustitución del papel por un PDF. Digitalizar significa convertir la documentación en datos que puedan generarse, comprobarse, transmitirse y conservarse de forma segura. Por ello, la adaptación al DeCA no es solo un proyecto tecnológico, sino también organizativo y operativo.

La Decisión del Cargador: definir el proceso antes de digitalizarlo

La primera decisión consiste en determinar quién generará el DeCA en cada operación. Puede hacerlo directamente el cargador, el operador logístico, una plataforma tecnológica o el transportista, pero la responsabilidad debe quedar claramente asignada.

No basta con asumir que “lo hará el transportista”. Es necesario establecer quién introduce los datos, quién los valida, cuándo se genera el documento y cómo se corrigen los errores. También debe definirse qué sucede si cambia la matrícula, se modifica el destino, varía el peso o intervienen varios operadores en la contratación.

La segunda decisión es identificar de dónde procede la información. Parte de los datos estará en el ERP, otra en el TMS, en el sistema del almacén o en la plataforma de contratación. El objetivo debe ser evitar que una persona tenga que introducir varias veces la misma matrícula, dirección, peso o referencia de expedición.

Antes de contratar nuevas herramientas, conviene comprobar si los sistemas actuales pueden compartir la información necesaria. La prioridad no debe ser acumular plataformas, sino garantizar su interoperabilidad.

La tercera decisión afecta a la calidad de los datos. Un documento digital con información incorrecta sigue siendo un documento incorrecto. Por ello, la empresa debe decidir quién revisará la información antes de la salida del vehículo, qué controles automáticos pueden implantarse y cómo se gestionarán las modificaciones.

La cuarta decisión es definir cómo se accederá al documento durante el transporte. El conductor debe poder mostrarlo cuando sea requerido, al tiempo que se garantiza la seguridad de la información, el control de los accesos y la conservación de las evidencias.

Finalmente, el cargador debe decidir si utilizará esta obligación para mejorar sus operaciones. Los datos del transporte pueden ayudar a reducir los tiempos de espera, agilizar la resolución de incidencias, automatizar la facturación, medir el nivel de servicio o facilitar el cálculo de emisiones.

El 5 de octubre no debería ser solo la fecha límite para disponer de una herramienta. Para entonces deberían estar definidos los procesos, las responsabilidades y el intercambio de información.

La verdadera decisión del cargador no es si digitalizará el documento, porque esa obligación ya está establecida. La decisión es si se limitará a cumplir el requisito o lo aprovechará para avanzar hacia una logística más conectada, eficiente y competitiva.